Modelo de Operación Colombia
Objetivo
Presentar los principales flujos de trabajo de la Suite Empresarial y su interacción con las diferentes funcionalidades del ERP.
Alcance
Este documento muestra los principales ciclos financieros utilizados en las empresas. Explica las principales funcionalidades, así como algunas configuraciones complementarias.
Módulos que integran la solución
- Contabilidad General (CG)
- Control Bancario (CB)
- Cuentas por Pagar (CP)
- Cuentas por Cobrar (CC)
- Activos Fijos (AF)
- Caja Chica (CH)
- Compras (CO)
- Control de Inventarios (CI)
- Facturación (FA)
- Medios Electrónicos (ME)
- Documentos Electrónicos (DE)
Procesos
Ciclo de Ingresos
El proceso inicia con la generación del pedido, a partir del cual se genera la factura y se afecta el inventario (esta afectación puede ser por medio de reserva de existencias o consumo directo de las mismas); si la factura generada es de crédito la misma enviada a cuentas por cobrar; todos los procesos anteriores a excepción de las reservas generan asientos contables (siempre y cuando esté activa la contabilidad en el módulo).
Al realizar el cobro, se afecta el módulo de bancos mediante el registro de la transferencia o el cheque (este proceso se realiza directamente desde el módulo de cuentas por cobrar), a su vez este proceso genera el asiento contable respectivo.
Proceso de pedidos – Módulo de Facturación
En el pedido se selecciona el cliente (asociando automáticamente su categoría, nivel de precios, condición de pago, entre otros), se definen las diferentes líneas de pedidos (cada artículo trae su grupo de cuentas para la generación de asientos contables, impuestos y demás características asociadas al mantenimiento respectivo).
Previo a facturar, el sistema realiza validaciones automáticas (existencias y/o reservas de inventarios, precios existentes para cada artículo en la lista de precios respectiva), avisos de incumplimientos (documentos vencidos, límite de crédito) y autorizaciones (exceder límite de crédito, facturación con documentos vencidos, aprobación de descuentos, entre otros). También permite que se configure la aprobación de pedidos, si esto forma parte del proceso de los clientes.
Configuración de precios – Módulo de Facturación
Se puede seleccionar para cada lista de precios el nivel que mejor se adapte a las necesidades del negocio, también se pueden crear grupos de reglas de descuento, reglas por clientes o por artículos. Esto se asocia directamente al pedido por medio del cliente.
Asignación de consecutivos – Módulo de Facturación
Cada tipo de documento puede tener uno o más consecutivos. Cada consecutivo establece la numeración del documento y su formato de impresión. Por ejemplo:
En caso de que el cliente lo requiera pueden crear nuevos consecutivos y en los países donde se utiliza Documentos Electrónicos, se deben crear los consecutivos necesarios para cumplir con los requerimientos legales.
Formato de asientos de venta[1] – Módulo de Facturación
Ventas Locales
Asiento: 
Cuentas de Ventas, Costo de Ventas e Inventario
Se toma de las cuentas contables de los artículos en el módulo de Control de Inventarios.
Cuentas de Impuesto de Ventas y Cuentas por Cobrar
Se toma de las cuentas contables de las categorías de clientes en el módulo de Administración del Sistema.
Ventas Exterior
Asiento:
Cuentas de Ventas, Costo de Ventas e Inventario
Se toma de las cuentas contables de los artículos en el módulo de Control de Inventarios
Cuentas de Impuesto de Ventas y Cuentas por Cobrar
Se toma de las cuentas contables de las categorías de clientes en el módulo de Administración del Sistema:
Reportes estándar del sistema – Facturación
Los reportes incluidos en el proyecto son los siguientes:
- Reporte de pedido
- Reporte de utilidad estándar
- Un formato de factura
- Un formato de devolución
Asientos registrados[2] – Módulo de Cuentas por Cobrar
Categorías de Clientes:
Permiten la clasificación o separación de las cuentas por cobrar de los clientes. En este caso el sistema utiliza la de clientes nacionales (LOC) y la de clientes exterior (EXT).
Es acá donde se definen las cuentas contables que se utilizaran para los diferentes asientos.
Categoría Local:
Categoría Exterior:
Subtipos de documentos
En el caso de cuentas por cobrar siempre el tipo será venta. También nos permiten automatizar asientos de documentos ingresados directamente en el módulo de cuentas por cobrar siempre y cuando la contrapartida sea una única línea e integran los depósitos y transferencias directamente con el módulo de Control Bancario.
Asiento:
Registro de pagos integrado con bancos[3] – Módulo de Cuentas por Cobrar
El pago se registra y aplica en el módulo de Cuentas por Cobrar y por el subtipo se relaciona directamente con el módulo de Control Bancario, mediante los subtipos de documentos; también se genera en línea el asiento contable que afecta ambos módulos.
Reportes estándar del sistema – Cuentas por Cobrar
Los reportes incluidos en el proyecto son los siguientes:
- Estado de Cuenta
- Análisis de Antigüedad
- Análisis de Vencimiento
- Nota de Crédito
Ciclo de Egresos
El proceso inicia con la generación de una solicitud de compra (este proceso puede omitirse y generarse directamente la orden de compra, posterior la solicitud es ligada a las órdenes de compra, según corresponda. Cuando la mercadería es recibida se genera el embarque, el cual busca la información de las líneas de la orden de compra que van a ser recibidas; en el caso de las importaciones se debe realizar una liquidación de compras.
Las facturas de compra son cargadas a cuentas por pagar desde el embarque, posteriormente se aprueban en cuentas por pagar, esto en caso de que deban ser utilizadas en una liquidación de compras. Las facturas adicionales como fletes y seguros se registran en Cuentas por Pagar, para ser luego ligas a la liquidación de compras.
Los pagos que se registran en el módulo de Compras alimentan el módulo de Control Bancario mediante la transferencia o el cheque.
Definición de cuentas de inventario en tránsito[4] – Módulo de Compras
Se utiliza una única cuenta debido a que, en el caso de las importaciones, en el asiento de cuentas por pagar se respeta el origen del proveedor, pero en la liquidación de compras se envía el 100% de los costos a inventario en tránsito exterior, por lo que si se separan estarían quedando con saldo y se debería realizar un ajuste manual.
Estás cuentas se toman del tab contable de los parámetros del módulo de compras.
Proceso de compras locales
Se genera la solicitud de compra, la cual es opcional; posteriormente esta es relacionada a la orden de compra, en caso de que no se use solicitudes de compra, se inicia con la orden de compra. En el embarque se realiza la recepción de la mercadería (ingreso a inventario), se cargan las facturas a cuentas por pagar y se generan los asientos contables respectivos.
Asientos de compras locales[5] – Módulo de Compras
Asiento de Cuentas por Pagar
Cuentas de Cuentas por Pagar e Inventario en Tránsito
Categoría de Proveedores
Se toman de las categorías de proveedores del módulo de administración del sistema:
Parámetros de Compras
Se toman de los parámetros del módulo de compras:
Asiento de Control de Inventarios
Cuentas de Cuentas por Pagar y Control de Inventarios
Parámetros de Compras
Se toman de los parámetros del módulo de compras:
Control de Inventarios
Se toman de las cuentas contables de los artículos en el módulo de inventarios, indicadas en el grupo de cuentas asociado al artículo:
Proceso de compras de importación costo real
Asientos de importaciones[6] – Módulo de Compras
Asiento de Cuentas por Pagar – Factura de Mercadería
Asiento de Cuentas por Pagar – Factura de Gastos
La cuenta de inventario en tránsito el sistema la sugiere automáticamente al asociar la factura del gasto al embarque de la compra.
Cuentas de Cuentas por Pagar e Inventario en Tránsito
Categoría de Proveedores
Se toman de las categorías de proveedores del módulo de administración del sistema:
La categoría exterior aplica para las facturas de la importación (proveedor).
La categoría local aplica para las facturas de gastos como fletes locales, seguros, bodegaje, etc.
Parámetros de Compras
Se toman de los parámetros del módulo de compras:
Asiento de Control de Inventarios
Cuentas de Cuentas por Pagar y Control de Inventarios
Parámetros de Compras
Se toman de los parámetros del módulo de compras:
Control de Inventarios
Se toman de las cuentas contables de los artículos en el módulo de inventarios, indicadas en el grupo de cuentas asociado al artículo:
Asientos de documentos locales registrados[7] – Cuentas por pagar
Las categorías del proveedor permiten la clasificación o separación de las cuentas por pagar de los proveedores. En este caso el sistema utiliza la de proveedores nacionales (LOC) y la de proveedores exterior (EXT).
Es acá donde se definen las cuentas contables que se utilizaran para los diferentes asientos.
Categoría Local
Cuentas por pagar
Impuestos y Rubros
Asiento
El asiento refleja el registro de un gasto en el módulo de Cuentas por Pagar.
Asientos de documentos exterior registrados[8] – Cuentas por pagar
Categoría Exterior
Cuentas por pagar
Impuestos y Rubros
En este caso las cuentas de los impuestos se ingresan como requisito de funcionamiento del sistema, debido a que el impuesto de ventas se vincula con la mercadería en la liquidación de compras y no en los documentos generados desde cuentas por pagar al proveedor del exterior.
Asiento
El asiento refleja el registro de un gasto en el módulo de Cuentas por Pagar.
Reportes estándar del sistema – Compras
Los reportes incluidos en el proyecto son los siguientes:
- Reporte de embarque
- Reporte de liquidación de compras
- Un formato de orden de compra
Subtipos de documentos – Cuentas por Pagar
Son los encargados de ligar los documentos de compra, servicios profesionales, intereses, alquileres con reportes legales (si es requerido), por medio de la columna tipo servicio. También nos permiten automatizar asientos siempre y cuando sean de una única línea e integra los pagos directamente con Control Bancario.
Generación de Pagos – Cuentas por Pagar
Reportes estándar del sistema – Cuentas por Pagar
Los reportes incluidos en el proyecto son los siguientes:
- Análisis de Antigüedad
- Análisis de Vencimiento
Ciclo Contable
Integración Contable
La contabilidad se alimenta de las transacciones que se generan en los auxiliares (módulos del sistema) por medio de los asientos contables; pero por medio de la contabilidad no se alimentan los auxiliares.
Centros de Costos[9] – Contabilidad General
La contabilidad por centros de costo permite desarrollar un catálogo de cuentas por áreas (o centros) de responsabilidad y se complementa con instrucciones uniformes que prescriben en detalle los débitos y créditos autorizados para cada tipo de cuenta. El resultado de estos se refleja en el Estado de Resultados (Ingresos menos costos).
El siguiente es un ejemplo de manejo de centros de costos:
Cuentas Contables[10] – Contabilidad General
Formato en el que se registran, de forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que sufre el activo, pasivo o patrimonio, después de realizado un evento o hecho económico en la entidad. Se puede decir que la Cuenta Contable es la forma de clasificar las diferentes transacciones de la empresa. Y son importantes porque contienen la información que permite conocer los aumentos o las disminuciones y determinar los saldos de estas.
La base de datos cuenta con un catálogo de cuentas contables preconfigurado de acuerdo con las necesidades de cada país, en caso de que el cliente desee utilizar uno personalizado deberá adquirir un paquete de horas para que un consultor pueda apoyarlo con la tarea.
Procesos y Configuraciones Complementarios
Módulo Control Bancario
Integración con otros módulos de Softland ERP
El módulo de Control Bancario, alimenta la contabilidad, pero a su vez él se alimenta de las transacciones que se generan desde Cuentas por Pagar (pago de proveedores) y Cuentas por Cobrar (cobro de facturas o documentos relacionados con las ventas)
A final de mes el saldo este auxiliar debe coincidir con lo que indica la contabilidad.
Cuentas Bancarias
Son un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente. El ERP permite mediante el registro de los movimientos realizados en el Banco controlar los saldos de las cuentas.
Desde este módulo se deben registrar los movimientos que no se generan debido a un movimiento en Cuentas por Cobrar o Pagar, por ejemplo, el pago de servicios públicos o movimientos entre cuentas bancarias.
Máscara de una cuenta bancaria
Este es un ejemplo de una máscara, sin embargo, pueden variar de acuerdo con los requerimientos de cada país.
Subtipos de Documentos
Son los encargados de ligar los documentos de compra, servicios profesionales, intereses, alquileres con reportes legales, por medio de la columna tipo servicio. También nos permiten automatizar asientos siempre que utilicen una única cuenta contable en la contrapartida.
Asiento[11]
Módulo Activos Fijos
Generalidades
Registro de Activos
Definición
Activos Fijos son aquellos que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fábrica monta sus productos es un activo fijo porque permanece en la empresa durante todo el proceso de producción y venta de los productos.
La depreciación se calculará mediante el método de línea recta y la revaluación por medio de avalúo.
Consecutivos por tipo de activo
Configuración Contable[12]
Las cuentas de los activos se configuran por tipo de activo.
Las cuentas de gastos por depreciación se configuran dentro de cada tipo de activo, y pueden variar según el centro de costo al que se asocie cada activo.
Generación del asiento contable[13] de registro del activo
Asiento
Cuentas del activo (tipo)
Se toman de los tipos de activos en el módulo de Activos Fijos:
Cuentas de ingreso o retiro de activos
Se toman de los parámetros del módulo Activos Fijos:
Generación del asiento contable[14] de depreciación mensual
Asiento
Cuentas de gasto por depreciación
Se toman de los tipos de activos en el módulo de Activos Fijos:
Cuentas de depreciación acumulada
Se toman de los tipos de activos en el módulo de Activos Fijos:
Reportes estándar del sistema
Los reportes incluidos en el proyecto son los siguientes:
- Valoración de Activos
- Depreciación Mensual de Activos
Control de Inventarios
El módulo de Control de Inventarios, alimenta la contabilidad, pero a su vez él se alimenta del módulo de compras y de facturación.
A final de mes el saldo este auxiliar debe coincidir con lo que indica la contabilidad para grupo de cuentas definido.
Contabilización de inventarios[15]
El inventario es mercancías en posesión y disposición de la empresa. Pueden ser suministros propios, o mercadería para la venta.
Softland ERP permite la definición de grupos de cuentas de inventario, mediante los cuales se definen las cuentas para la contabilización de las diferentes transacciones.
Grupos de cuentas contables
Tab General
Tab Local
Aquí se definen las cuentas para los asientos de ventas locales, también se define la cuenta de compras (cuenta transitoria) utilizada en los ajustes de inventario tipo compra y compra – devolución.
Tab Exterior
Aquí se definen las cuentas para los asientos de ventas por exportaciones, también se define la cuenta de compras (cuenta transitoria) utilizada en los ajustes de inventario tipo compra y compra – devolución.
Tab Consumo
Aquí se definen las cuentas para los asientos de los ajustes tipo consumo (se pueden seleccionar los tipos de consumo que se observan en la imagen de las cuentas). La cuenta de material en proceso es utilizada para la facturación de los artículos tipo kit o en los consumos del módulo de producción y costos.
Asiento
Se utiliza como ejemplo el asiento generado por un ajuste tipo misceláneo que aumenta el inventario, en la mayoría de los casos el asiento es similar, lo que varían son las cuentas y en el caso de los consumos los centros de costos (cuando se envía directo al gasto).
Se toman de las cuentas contables definidas en módulo de inventarios:
Tipos de transacciones del módulo
Reportes estándar del sistema
Los reportes incluidos en el proyecto son los siguientes:
- Transacciones por artículo
- Existencias de inventario
- Valoración de inventario
- Rotación de inventario
Anexo I. Localizaciones para Softland GO Colombia.
A continuación, se brinda una descripción de las funcionalidades y localizaciones aplicables a Colombia.
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA Y CONTABILIDAD GENERAL:
Estructura de cuentas contables y centros de costos:
- Cuentas Contables: La estructura del plan contable estará definida por una mascará numérica 9-9-99-99-99-99, dentro de esta se manejarán seis niveles, se contempla esta misma estructura para los clientes que requieran manejar el doble libro contable. El PUC contendrá una lista de 2500 cuentas aproximadamente, el cliente podrá adicionar otras cuentas en caso de ser necesarios. A continuación, se lista un ejemplo de algunas cuentas incluidas en el catálogo.
En caso de requerir variar el comportamiento de una cuenta contable que esté vinculada a un amarre o asociación de sistema, es necesario ajustar dicha asociación en las diferentes opciones:
-
- Asignación centro cuenta de CG.
- Cuentas de parámetros del módulo CG, CO, FA.
- Cuentas de Impuestos y/o Retenciones, desde el módulo de AS.
- Cuentas de Categorías (clasificación) de clientes o proveedores, desde el módulo de AS.
- Cuentas de Categorías (clasificación) de artículos, desde el módulo de CI.
- Cuentas de Categorías (clasificación) de activos fijos, desde el módulo de AF.
- Cuentas vinculadas a cuentas bancarias, desde el módulo de CB.
- Cuentas de tipos de gastos, desde el módulo de CH.
- Cuentas contables de los Subtipos de documento de CC, CP y/o CB.
- Manejo Contabilidad IFRS o LOCAL: El cliente podrá generar sus reportes contables bajo contabilidad IFRS o LOCAL, esto dependiendo de la configuración definida en los parámetros del módulo CG. El nombre de la contabilidad esta dado por defecto para de la siguiente manera.
Adicional el cliente, podrá definir al inicio de la implementación como quiere manejar los consecutivos contables para estas contabilidades.
- Diferencias en cambio: Dentro del ERP se pueden generar los procesos de diferencias en cambio desde los diferentes módulos de CG, CP, CC, CB, estos deberán correrse mínimo una vez al mes, o según lo definido por cada cliente, también dependiendo el manejo contable y configuración de cada cliente deberá generarse desde los módulos auxiliares o directamente desde contabilidad general. A continuación, se describen las cuentas definidas para la pérdida o utilidad de este proceso.
- Centros de Costo: La estructura de los centros de costo está definida por una máscara alfanumérica NN-NN-NN-NN compuesta por cuatro niveles. Se definen 11 diferentes centros de costo, el cliente podrá adicionar otros centros de costo más adelante siempre y cuanto respete la mascará definida en este documento.
- Retenciones: Se adicionan retenciones estándar al sistema, además se incorpora un esquema de modelos de retenciones y regímenes, en este punto el cliente podrá incluir otros tipos de retenciones además de ajustar cuentas contables y los porcentajes de cada una de las retenciones cuando se requiera. Este tipo de ajustes son obligatorios cada vez que la autoridad regulatoria publique la existencia de nuevas tarifas o publique nuevas retenciones.
- Reportes Soportados: Dentro de las opciones estándar del sistema se pueden contar con los diferentes reportes legales para Colombia:
Módulo de Contabilidad General (CG):
- Balance por terceros
- Libro Auxiliar (Exportable directo a Excel)
- Libro Diario
- Cuenta y Razón
- Caja Diario
- Libro Mayor y Balances
- Inventario y Balance
- Comprobante de Diario
- Certificados de retención (Proveedores)
- Bases Gravadas
- Balance General
- Estado de Resultados
Módulo de Facturación (FA):
-
-
- Comprobante de diario de ventas
-
A continuación, se muestran algunos reportes como ejemplo:
Balance General
Bases Gravadas
Además, se cuenta con complemento en Excel el cual incluye una plantilla estándar para estados financieros.
- Impuestos: EL registro de impuestos permite el manejo de tarifas de IVA en la precarga de tarifas para el 19% y 5%, las tarifas se pueden modificar y se puede registrar impuestos adicionales a futuro. Para ello se deben tener en cuanta vincularlas con una cuenta contable.
MEDIOS ELECTRÓNICOS
Al instalar el sistema, automáticamente se cargarán los formatos y conceptos preestablecidos por la DIAN, el cliente deberá realizar la asignación de cuentas para poder generar los reportes correspondientes.
Parte del proceso de configuración del módulo para generar la información exógena implica configurar la asignación de formatos, conceptos y las cuentas contables de las operaciones, es un proceso que se puede seguir con el apoyo del material adicional o el personal de consultoría.
ACTIVOS FIJOS
En el módulo de activos fijos se contemplan los diferentes manejos sugeridos por la norma colombiana y las NIIF, se podrá por cada activo un control de costos separado por cada tipo de libro contable.
- Parámetros Globales: Dentro de estos parámetros se tendrá por defecto el manejo para ambas contabilidades, manejo por componentes y el comportamiento para las mejoras.
- En los tipos de activos, se definen las cuentas por separado para la contabilidad NIIF y la contabilidad LOCAL.
- En cada uno de los activos codificados se podrá definir si maneja o no maneja componentes, además de definir su tipo y tiempo de depreciación para cada contabilidad.
- Otros Procesos IFRS: Además de las configuraciones mencionadas anteriormente, el sistema está en la capacidad de manejar otros procesos bajo el marco de IFRS como lo son:
- Cambio de Vida Útil
- Cambio de tipo de depreciación
- Desmantelamiento y deterioro de Activos Fijos
- Ajustes por Inflación
- Reportes del módulo con soporte para doble libro fiscal y NIIF
CAJA CHICA
Con la instalación de la base de datos se contará con la instalación del módulo de caja chica, este módulo permitirá llevar un control detallado de las cajas menores de la compañía, adicional se contará con un listado de conceptos de caja menor básico, pudiendo el cliente complementar este listado con otros conceptos propios de si operación.
- Parámetros Globales: Dentro de los parámetros globales se contará con la siguiente configuración: Integración con los módulos de contabilidad general y control bancario. Se tendrá también habilitado el manejo para contabilidad NIIF y contabilidad LOCAL.
- Conceptos: Estos son alguno de los conceptos que vienen preconfigurados con la base de datos, el usuario podrá incluir sus conceptos adicionales que considere necesarios.
CONTROL BANCARIO
En el módulo de control bancario se tendrá a nivel de la tabla de NIT los correspondientes a los bancos, además se cuenta con la tabla de entidades financiera donde se tendrán creados los bancos correspondientes a Colombia con su respectivo código.
- Archivos de trasferencias bancarias: Se tendrá configurados los archivos de transferencias bancaria para pago de proveedores para Bancolombia, Av Villas y BBVA.
FACTURACIÓN Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
- Categorías de Clientes: Los clientes tendrán las siguientes categorías, el cliente podrá crear otras adicionales, según la clasificación contable que desee manejar, cada nueva categoría implica que sean asociados cuentas contables para su uso en el ciclo:
| CATEGORIA_CLIENTE | DESCRIPCION | CTA_POR_COBRAR | CTA_ANTICIPO_CXC |
| EXT | EXTERIOR | 1-3-05-10-00-00 | 2-8-05-05-00-00 |
| LOC | LOCAL | 1-3-05-05-00-00 | 2-8-05-05-00-00 |
- Clasificaciones de Artículos: De la clasificación de artículo, el sistema tomara la cuenta de inventario, ingreso y costo al momento de facturar, a continuación, se listan las definidas para Colombia, estas podrán ser definidas por el usuario según sus tipos de artículos, cada nueva categoría implica que sean asociados cuentas contables para su uso en el ciclo.
- Listas de precio: Los niveles de precio están preconfigurados para moneda local y moneda dólar, sin embargo, el cliente una vez cree sus propios artículos deberá crear las versiones de precio correspondientes para poder iniciar la facturación. El sistema permite realizar facturas en moneda pesos y dólar.
- Facturación Electrónica: El módulo DE estará previamente preconfigurado en cuanto a sus homologaciones en módulos como cuentas por cobrar, control de inventarios y administración del sistema. El cliente deberá realizar su inscripción en el catálogo DIAN para habilitarse como facturador electrónico en la modalidad de “Software propio” y tendrá que especificar los datos entregados por el ente regulador dentro de los parámetros de DE.
Como parte del proceso de facturación electrónica es necesario que el cliente disponga de un certificado digital emitido por una entidad certificado en Colombia para el NIT de la empresa (Natural/Jurídica) que realiza la inscripción ante la DIAN. Las entidades avaladas por Softland en la actualidad son Andes SCD y Certicámara, con el certificado de firma en extensión (.pfx).
Tab Parámetros\Datos de conexión del web services: Estarán replicados los datos de la imagen para pruebas de habilitación, y cambiara la URL cuando obteniéndose la habilitación o autorización DIAN se deba cambiar a ambiente de producción.
Tab Parámetros\Datos DIAN: Los datos de esta sección son suministrados por la DIAN en el proceso de inscripción oficial. Los datos de esta sección de la imagen son solo una muestra.
Tab Parámetros\Certificado: Ruta que enlaza el certificado digital y la clave privada del cliente para el proceso de firma de los documentos electrónicos.
Las homologaciones que deben tenerse en cuenta para el funcionamiento del módulo se encuentran en las siguientes tablas (estas ya están previamente preconfiguradas):
- Subtipo de documentos de cuentas por cobrar
- Retenciones en AS
- Impuestos AS
- Países en AS
- Códigos de Impuestos en AS
- Unidades de medida en CI
Además, el cliente deberá configurar las siguientes tablas con su información propia:
- Resolución en FA
- Consecutivos en FA
- Parámetros de compañía en DE
Tabla de subtipos de documentos homologada para DE
- Formatos en DE: Se cuentan con los formatos estándar para la factura de venta, nota crédito y nota débito.
A continuación, una muestra de cada formato entregado.
Formato de Factura
Formato de Nota Electrónica
COMPRAS
- Categoría de Proveedores: Los proveedores tendrán las siguientes categorías, el cliente podrá crear otras adicionales, según la clasificación contable que desee manejar, el sistema tomará la cuenta por pagar y cuenta de anticipos desde esta opción, cada nueva categoría implica que sean asociados cuentas contables para su uso en el ciclo:
| CATEGORIA_PROVEED | DESCRIPCION | CTA_CXP | CTA_PRONTO_PAG_CXP | CTA_ANTICIPO_CXP |
| P012 | 23355000-SERVICIOS PUBLICOS | 2-3-35-50-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P008 | 23353000-SERVICIOS TECNICOS | 2-3-35-30-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P011 | 23354500-TRANSPORTES FLETES Y ACARRE | 2-3-35-45-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P007 | 23352500-HONORARIOS | 2-3-35-25-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P014 | 23356000-GASTOS DE VIAJE | 2-3-35-60-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P013 | 23355500-SEGUROS | 2-3-35-55-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P009 | 23353500-SERVICIOS DE MANTENIMIENTO | 2-3-35-35-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P005 | 23351500-LIBROS SUSCRIPC Y PERIODICO | 2-3-35-15-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P004 | 23351000-GASTOS LEGALES | 2-3-35-10-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P001 | 22050000-NACIONALES | 2-2-05-05-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P017 | 23359500-OTROS | 2-3-35-95-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P006 | 23352000-COMISIONES | 2-3-35-20-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P010 | 23354000-ARRENDAMIENTOS | 2-3-35-40-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P003 | 23350500-GASTOS FINANCIEROS | 2-3-35-05-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P015 | 23356500-GTOS REPRESENTACION Y RELAC | 2-3-35-65-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P002 | 22100000-DEL EXTERIOR | 2-2-10-05-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P020 | 13301500-EMPLEADOS | 1-3-30-15-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
| P016 | 23357000-SERVICIOS ADUANEROS | 2-3-35-70-00-00 | 4-2-10-40-00-00 | 1-3-30-05-00-00 |
- Cuentas de artículos: Las cuentas de inventarios la tomara el sistema de la clasificación contable de los artículos, se presentan las categorías parametrizadas en el sistema, el cliente podrá incluir otras categorías dependiendo de los artículos que según su Core de negocio requiera comprar, adicional en estas también podrán ser definidas categorías contables para contratación de servicios tales como, arrendamientos, honorarios etc.; cada nueva categoría implica que sean asociados cuentas contables para su uso en el ciclo.
- Ciclo contable de compras: Las demás cuentas del ciclo contable en las compras las tomara el sistema del parámetro del módulo de compras, Régimen de Retenciones asociadas al proveedor y del impuesto asociado al artículo.
- Formatos: Se entrega el formato preconfigurado de orden de compra, junto con los reportes estándar del sistema.
CICLOS DE TRABAJO QUE ESTARÁN DISPONIBLES EN LAS GUIAS DE APOYO
- Ciclo de Compras: CO-CI-CP-CG
- Registro de transacciones del ciclo estándar de compras de bienes o servicios (Solicitud de Compra, Órdenes de Compra, Embarques, Documentos de compra) registro de retenciones por excepción de ciudad, régimen e Impuestos mayor valor del costo.
- Anexo
- Soporte de consecutivos para documento equivalente.
- Capacitación manejo de impuesto 1 mayor valor del costo.
- Retenciones por articulo a través del modelo de retenciones.
- Ciclo de Ventas: FA-DE-CI-CC-CG
- Configuración de resoluciones, consecutivos.
- Impuestos y retenciones en el ciclo.
- Bonificados para Documentos electrónicos.
- Anexo
-
- Facturación electrónica para CO (configuraciones necesarias)
- Inscripción ambiente DIAN
- Configuración opciones DE y homologaciones.
- Configuración de formatos de impresión estándar (FAC, NC y ND)
- Facturación electrónica para CO (Ciclo operacional)
- Envió de documentos a receptor
- Importación de documentos de Emisor
- Facturación electrónica para CO (configuraciones necesarias)
-
- Ciclo de Egresos: CP-CB-CG
-
- Configuración de consecutivos globales.
- Ciclo funcional de captura de transacciones con manejo de DE.
-
- Ciclo de Ingresos: CC-CB-CG
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- Configuración de consecutivos globales.
- Ciclo funcional de captura de transacciones con manejo de DE.
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- Ciclo de Bancos: CB-CG
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- Configuración de consecutivos globales.
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- Ciclo de Inventarios: CI-CG
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- Ciclo funcional de captura de transacciones doble Kardex (Método de costeo)
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- Ciclo de Activos fijos: AF-CG
- Ciclo funcional de captura de transacciones
- Capacitación básica de Altas AF, Bajas AF, Depreciaciones AF, Mejoras AF, Revaluaciones/Devaluaciones AF.
- Método línea en la capacitación para configuraciones de AF, Componentes
- Soporte a funcionalidades NIIF:
- Manejo de Componentes
- Doble libro Fiscal y NIIF por activo.
- Cambios de vida útil y método de depreciación, en el tiempo y por activo.
- Desmantelamiento y Deterioro de AF
- Ajustes por inflación
- Reportes del módulo con soporte para doble libro fiscal y NIIF
- Configuración de opciones Colombia, manejo independiente de cuentas del activo
8. Ciclo contable: CG-Macro
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- Capacitación Diferidos, doble libro Fiscal/Corporativo.
- Balance de Terceros ME, Certificado Ingresos y Retenciones.
- Complemento de Excel.
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- Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera Softland ERP. ↑
- Las cuentas contables utilizadas pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Colombia y su función es ejemplificar los asientos que genera Softland ERP. ↑
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- Los centros de costos utilizados pertenecen al catálogo contable estándar utilizado en Costa Rica y su función es ejemplificar los asientos que genera Softland ERP. ↑
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